Contabilidade – Dicas para controlar gastos no cartão de crédito

Já é muito comum o uso do cartão de crédito nas compras de pessoas físicas. Para atender às pessoas jurídicas, apareceram os cartões de crédito empresarial e corporativo. Se você ainda não tem o cartão de crédito empresarial, deve pensar na possibilidade de adquirir um. Trata-se de um recurso desenvolvido para otimizar a organização financeira das empresas. Como o próprio nome indica, representa a tradicional forma de pagar contas e despesas com o “dinheiro de plástico”.

Caso já tenha, tem certeza de que está usando da forma correta?
Leia nosso artigo de hoje e confira algumas informações sobre o cartão de crédito empresarial!

Quais são os tipos de cartão empresarial?
O cartão de crédito para empresas é divido em 2 tipos: empresarial e corporativo. A classificação é baseada no faturamento mensal da empresa, sendo que o segundo oferece vantagens adicionais (seguro, ausência de anuidade, serviços personalizados etc). As anuidades podem ser cobradas mensalmente ou divididas em duas ou três parcelas. Contudo, é possível negociar valores.

Esse cartão pode ser centralizado ou individualizado. Quando centralizado, todos os portadores têm o mesmo limite e a mesma fatura; quando individualizado, cada portador tem um limite próprio e paga sua própria fatura.

Vantagens e desvantagens
Entenda primeiro que, a princípio, o cartão de crédito empresarial é uma das melhores soluções do mercado para as empresas. O lado bom de ter as contas da empresa em um ou mais de um cartão aparece logo nos primeiros meses. Vejamos:

Limites e taxas
Cada empresa emissora de cartão define suas regras e tabelas de preços. Em geral, os cartões de crédito corporativos têm limites maiores, taxas mais atrativas e juros mais baixos que os modelos desenvolvidos para pessoas físicas.

Cabe destacar que muitas administradoras de cartão empresarial mantêm parcerias com empresas, garantindo, assim, descontos em serviços e produtos ligados a essas marcas. Vale a pena pesquisar as opções antes de investir nesse recurso.

Gerenciamento
O fluxo de caixa é uma das etapas mais importantes do negócio. Saber quanto dinheiro está saindo é tão importante quanto saber quanto está entrando. Se as contas estão todas concentradas num cartão (ou mesmo em mais de um) é normal que o controle seja maior. Os gastos estão ali claramente disponíveis. Assim, a fatura do cartão entra no planejamento financeiro empresarial. O gestor pelas faturas anteriores sabe exatamente quais são suas despesas fixas e pode planejar o rumo dos negócios sabendo que precisa construir estratégias em cima desses gastos.



Crie suas regras
Essa recomendação vale para todos, do proprietário aos colaboradores da empresa. Sem regras claras e conhecidas por aqueles que irão usar o cartão, há risco de descontrole nos gastos. Defina, por exemplo, quem pode utilizá-lo (evitando a distribuição sem critérios ou o empréstimo a terceiros não autorizados) e como utilizá-lo (para pagar que tipo de despesas).



Classifique as despesas
Para que o cartão corporativo seja um instrumento eficiente de gestão financeira, todas as despesas relacionadas a ele devem ser lançadas e classificadas conforme o plano de contas. “Assim, a empresa saberá onde está gastando, além de poder analisar se os gastos estão crescendo ou diminuindo”, indica.



Monitore os gastos
Para garantir o passo anterior, a melhor prática é acompanhar de perto como o cartão é utilizado. Ao realizar um monitoramento regular, você identifica prontamente os gastos considerados desnecessários e não é surpreendido por uma fatura alta no mês seguinte.

Use de forma consciente
As regras relacionadas ao cartão existem para serem cumpridas. Se ele é utilizado para pagar uma despesa não prevista, ainda que veja tal ato como uma exceção, aí está um prejuízo não previsto e com o qual terá de lidar. Como forma de disciplinar o uso da ferramenta, Moreira recomenda os cartões do tipo pré-pago, que são eficazes para limitar o valor dos gastos e podem até estipular os locais onde é aceito.


Guarde todos os recibos
Mais do que apenas anotar os gastos feitos, é preciso guardar os recibos das transações efetuadas. Isso porque, algumas vezes, acontecem erros de cobrança, que serão apenas corrigidos com a apresentação daqueles registros.

Além disso, acumulando os recibos, você poderá ter a certeza de que esse tipo de cartão de crédito está sendo usado exclusivamente para fins empresariais.

Não tenha vergonha de pedir recibos para os seus funcionários, afinal, esse serviço deve ser um benefício para a empresa! Só assim você poderá manter o controle sobre aquilo que gasta e se beneficiar dos cartões de crédito empresariais.

Para fixar…

Conciliação bancária melhora o controle
O empreendedor que adota meios manuais de controle financeiro costuma perder duplamente: ao destinar um tempo precioso para uma tarefa que não é operacional e ao estar exposto a erros que podem mascarar potenciais prejuízos no caixa. Esse é um risco que se assume ao deixar de lado as melhores práticas de gestão.

Se você quer se prevenir de problemas, a conciliação bancária pode ser a melhor solução.
Tal processo automatizado consiste na comparação do seu caixa interno (entradas e saídas) com o extrato bancário.

Com relação ao cartão corporativo, pode ser criado um processo específico para a fatura, o que permite não só conhecer melhor as despesas, como também monitorá-las há tempo de realizar os ajustes necessários.

Tudo isso pode ser feito com o menor esforço através de um sistema automatizado e integrado às demais tarefas de gestão. Adotar uma planilha no Excel é útil, mas há softwares de baixo custo fáceis de usar e que podem ser acessados pelo computador ou dispositivos móveis. Essa é uma boa dica de economia de tempo e dinheiro – uma busca diária nas pequenas empresas.

O que ganho com um cartão de crédito empresarial?

Bom, só de ter um crédito a mais, sua empresa já está melhor que 80% das empresas brasileiras. As avaliações que os bancos e financeiras fazem, tanto do seu CNPJ quanto do seu financeiro, são rígidas e passam por várias etapas. Quando seu empreendimento consegue um crédito, sua empresa é colocada em um novo patamar.

Apesar de oferecerem limites maiores, eles geralmente possuem taxas mais atrativas que o cartão de crédito para pessoa física. Como existe maior segurança para a instituição — já que os valores são cobrados da pessoa jurídica e não das pessoas físicas —, é possível oferecer taxas, tarifas e juros mais baixos. Os valores da anuidade, que podem ser atraentes, sempre podem ser negociados. O mesmo acontece para os valores referentes ao seguro e a outros serviços. Tudo vai depender da negociação entre a empresa e a instituição.

Procure fazer do cartão de crédito empresarial um aliado para o seu negócio, não um agente nocivo.


Dicas para evitar o endividamento com o cartão de crédito
  1. Busque cartões sem anuidade;
  2. Diminua seu limite;
  3. Pague o cartão em dia para evitar juros;
  4. Pague sempre o valor total;
  5. Evite parcelamentos longos;
  6. Não ultrapasse seu orçamento;
  7. Controle o número de cartões;
  8. Evite gastos por impulso.

Cada uma dessas dicas podem lhe ajudar a manter um controle gerencial sobre os gastos com o cartão de crédito, evitando que você se endivide. 

Para pensar…

Gastos de brasileiros no cartão somaram R$ 461 bilhões no 3º trimestre de 2019. Maior número de transações foi feita no crédito; volume movimentado é 18% maior que no mesmo período do ano de 2018, segundo dados da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs).

Considerações finais

Você viu neste artigo que um cartão de crédito corporativo pode ser um instrumento útil para tornar a gestão financeira mais eficiente na sua empresa. Mas alcançar esse resultado positivo depende do modo como ele é utilizado. Para adotar a ferramenta, então, vale relembrar os principais passos a adotar:

– Entenda o funcionamento do cartão corporativo e avalie seu custo-benefício
– Procure bancos que ofereçam o cartão e compare suas tarifas e serviços
– Crie e siga regras para disciplinar e controlar o seu uso
– Monitore os gastos para que o caixa da empresa não seja comprometido
– Adote um sistema de gestão para realizar a conciliação bancária automática.

O cartão de crédito empresarial, quando bem usado, pode ajudar — e muito — a organizar a vida monetária de uma empresa! As vantagens são inúmeras, e o bom aproveitamento do crédito empresarial depende do negócio que o utiliza. Nesse sentido, o controle de gastos é essencial para usufruir de tudo de bom que o crédito empresarial pode proporcionar.

Para que você não se perca e encontre o melhor caminho para o seu financeiro, seria interessante a ajuda de um contador. Aqui na Apoia, temos consultores que poderão ajudar nesse processo, alavancando suas vendas, a retenção de clientes e aumentando sua visão para a saúde financeira do seu empreendimento. 

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Queremos ver o sucesso do sua empresa e para isso, ter um financeiro estável e palpável é fundamental.

A Apoia Contabilidade é uma empresa de Contabilidade Consultiva aliada com a boa gestão do empresário.
Também damos consultoria para que o  Marketing da sua empresa seja melhor visto.

Vamos juntxs?

Fontes:
https://blog.contaazul.com/como-controlar-compras-no-cartao-de-credito-corporativo
https://blog.controlle.com/voce-esta-usando-o-cartao-de-credito-empresarial-da-forma-correta/
https://blog.controlle.com/cartao-de-credito-empresarial-6-dicas-para-nao-errar-no-controle/
https://www.copastur.com.br/blog/cartao-de-credito-corporativo/

https://veja.abril.com.br/economia/gastos-de-brasileiros-no-cartao-somaram-r-461-bilhoes-no-3o-trimestre/

Contabilidade – Dicas para controlar gastos no cartão de crédito

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